20 may 2026
Por: Kimberly EsquivelGerencia de Gestión Laboral - EAS LATAM
El punto relevante para las empresas es entender que una inspección del MTSS no se atiende únicamente enviando documentos. Lo que realmente se revisa es si la operación laboral está ordenada, si la información entre planilla, CCSS, INS, pagos salariales y documentación interna es consistente, y si existen políticas mínimas para prevenir riesgos laborales. El Código de Trabajo faculta a las autoridades laborales a practicar inspecciones y solicitar la información indispensable para verificar el cumplimiento de la normativa laboral.
¿Qué suele pedir el MTSS en una inspección?
En una solicitud de documentos laboral, el MTSS puede requerir información como la siguiente:
Documento solicitado | Propósito de la revisión |
Planilla de la Caja Costarricense de Seguro Social, donde consten las personas trabajadoras aseguradas y los salarios reportados. | Verificar que el personal esté asegurado y que los salarios reportados coincidan con la realidad laboral de la empresa. |
Recibo de la Póliza de Riesgos del Trabajo y planilla donde consten las personas aseguradas. | Confirmar que exista cobertura vigente de riesgos laborales y que las personas trabajadoras estén incluidas correctamente. |
Certificación de personería jurídica. | Identificar formalmente a la empresa, su representante legal y la persona responsable frente al proceso inspectivo. |
Comprobantes del último pago de salario realizado a las personas trabajadoras. | Revisar que los salarios estén pagados, documentados y conciliados con planilla interna, CCSS e INS. |
Formulario de inscripción de la Oficina y/o Comisión de Salud Ocupacional. | Validar si la empresa cuenta con organización interna mínima en materia de salud ocupacional, según su tamaño y actividad. |
Política interna contra el acoso laboral y el hostigamiento sexual. | Confirmar que existan lineamientos preventivos, canales internos y reglas de atención para este tipo de situaciones. |
Planilla interna ordenada por puesto, con nombre, puesto, salario y fecha de ingreso de cada persona trabajadora. | Conocer la estructura real del personal y verificar antigüedad, puestos, salarios y consistencia contra los reportes oficiales. |
Número total de personas trabajadoras dividido entre mujeres y hombres. | Permitir al MTSS conocer la composición del centro de trabajo y evaluar condiciones laborales desde una perspectiva de cumplimiento general. |
Medio electrónico para recibir notificaciones. | Definir el canal formal para continuar el proceso inspectivo y recibir prevenciones, actas o comunicaciones posteriores. |
El propósito real de la inspección
La finalidad de una inspección laboral no es únicamente revisar si la empresa tiene documentos archivados. El objetivo es comprobar si lo que ocurre en la práctica está respaldado por información formal, actualizada y coherente.
Por ejemplo, si una persona aparece en la planilla interna, pero no aparece en la CCSS o en la póliza de riesgos del trabajo, se genera una alerta. Si el salario pagado no coincide con el salario reportado, también puede abrirse una revisión. Si la empresa tiene personal, pero no cuenta con políticas mínimas de prevención o documentación de salud ocupacional, el riesgo deja de ser solo administrativo y se convierte en un tema de cumplimiento laboral.
Por eso, una solicitud de documentos del MTSS debe verse como una prueba de orden interno. La empresa debe poder demostrar quién trabaja, desde cuándo trabaja, cuánto gana, bajo qué puesto, si está asegurado, si cuenta con cobertura de riesgos, si recibió su salario y si el centro de trabajo cuenta con condiciones mínimas de prevención.
Las inspecciones del MTSS no deben atenderse de forma improvisada. Una empresa ordenada debería tener disponible, al menos, su expediente patronal básico: planillas de CCSS, póliza de riesgos del trabajo, comprobantes salariales, personería jurídica, políticas internas, documentos de salud ocupacional y planilla interna actualizada.
El cumplimiento laboral moderno no se limita a pagar salarios. También implica documentar, conciliar y demostrar que la información laboral, contable y operativa de la empresa cuenta una misma historia. Cuando eso no ocurre, una visita rutinaria puede convertirse en una prevención, una corrección obligatoria o una contingencia laboral más amplia.
Referencias
Código de Trabajo de Costa Rica, artículo 69 inciso f).
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Manual de Procedimientos Legales de la Inspección de Trabajo.
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Dirección Nacional de Inspección.
Ley contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia, Ley N.° 7476.
Documento de actualización laboral. Uso informativo.