Reclutamiento y datos personales: cómo prevenir riesgos sin discriminar

Por Kimberly Esquivel

Una situación frecuente en la práctica laboral costarricense ocurre cuando una persona es contratada y, pocos días después de iniciar labores, presenta incapacidades médicas. Esto puede generar afectación operativa, costos de sustitución, atrasos en la inducción y dudas sobre el proceso de selección.

Aun así, ese riesgo no se mitiga preguntando libremente por enfermedades, diagnósticos médicos, tratamientos, incapacidades anteriores o condiciones personales. Ese tipo de información puede estar protegida por la normativa laboral y por la legislación costarricense de protección de datos personales.

Durante una entrevista laboral conviene evitar preguntas como:

• ¿Padece alguna enfermedad?

• ¿Se incapacita con frecuencia?

• ¿Qué medicamentos toma?

• ¿Ha tenido cirugías recientes?

• ¿Tiene algún diagnóstico médico?

• ¿Está embarazada?

• ¿Ha tenido incapacidades anteriores?

• ¿Tiene alguna condición que pueda afectar su asistencia?

• ¿Tiene deudas o problemas crediticios?

Estas preguntas pueden llevar el proceso de selección a un terreno sensible y generar contingencias legales. En Costa Rica, el Código de Trabajo prohíbe la discriminación en el empleo y establece protección frente a decisiones basadas en motivos no objetivos o ajenos al puesto. Además, la Ley N.° 8968 protege el tratamiento de datos personales, incluidos aquellos vinculados con salud u otra información sensible. Por eso, en reclutamiento conviene pedir solo la información necesaria, proporcional y directamente relacionada con el cargo.

Lo correcto es enfocar el reclutamiento en la capacidad objetiva para cumplir el puesto. La empresa sí puede definir con claridad las funciones esenciales, la jornada, el horario, la disponibilidad, las responsabilidades, el esfuerzo físico requerido, la exposición a riesgos, el uso de herramientas, el manejo de dinero o cualquier otra condición real del cargo.

También puede preguntar si la persona candidata puede cumplir esas funciones esenciales, con o sin ajustes razonables cuando correspondan, sin exigirle revelar diagnósticos, tratamientos o información médica privada. Esta forma de preguntar permite evaluar la idoneidad para el puesto sin convertir la entrevista en una revisión de salud.

En cuanto al uso de bases privadas, como reportes crediticios o herramientas de riesgo, su utilización debe manejarse con especial cuidado. No deberían usarse como filtro general para todos los candidatos. Solo tendrían mayor justificación cuando exista una relación directa, objetiva y proporcional con el puesto, por ejemplo, cargos vinculados con tesorería, manejo de fondos, crédito, cobro, información financiera sensible o responsabilidades fiduciarias.

Aun en esos casos, la empresa debería contar con autorización expresa e informada de la persona candidata, indicar la finalidad de la consulta, limitar el acceso a etapas finales del proceso, conservar únicamente la información necesaria y evitar decisiones automáticas basadas en la situación económica.

La mitigación adecuada no está en invadir la privacidad del postulante, sino en profesionalizar el proceso de contratación:

Si la incapacidad ocurre después de iniciado el contrato, la empresa debe gestionarla conforme a la normativa aplicable y a los procedimientos de la CCSS o del INS, según corresponda. Una incapacidad médica válida justifica la ausencia y debe manejarse como una situación de salud documentada, no como una falta disciplinaria por sí misma.

Además, debe tenerse especial cuidado con cualquier decisión de despido mientras la persona se encuentra incapacitada o inmediatamente después de su reincorporación. La incapacidad o la condición de salud no deben utilizarse como causa real del despido. Si el cese se vincula con una razón discriminatoria, la empresa puede exponerse a reclamos laborales, reinstalación y otras consecuencias legales.

Esto no impide que el patrono ordene internamente el proceso. Puede solicitar la comunicación oportuna de la incapacidad, recibir el comprobante correspondiente, documentar ausencias, reorganizar funciones y dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones laborales una vez que la persona se reincorpore.

En materia de reclutamiento, una mala pregunta puede generar más riesgo que la propia contratación. La prevención correcta no discrimina: documenta el puesto, evalúa competencias, respeta la privacidad y deja evidencia objetiva de la decisión tomada.

Referencias bibliográficas

1. Procuraduría General de la República, Sistema Costarricense de Información Jurídica. Código de Trabajo, Ley N.° 2, artículos 404 a 410 sobre prohibición de discriminación en el empleo y tutela frente a actos discriminatorios.

2. Procuraduría General de la República, Sistema Costarricense de Información Jurídica. Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su reglamento.

3. Procuraduría General de la República, Sistema Costarricense de Información Jurídica. Ley N.° 7600, Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad.

4. Caja Costarricense de Seguro Social. Reglamento para el Otorgamiento de Licencias e Incapacidades a los Beneficiarios del Seguro de Salud, según corresponda.