Expediente bancario bajo la lupa: lo que hoy están validando los bancos de las empresas en Costa Rica

Por Rebeca Sequeira

 Analista Financiera.

Para las  empresas costarricenses , la actualización del expediente bancario sigue pareciendo un trámite rutinario. Sin embargo, en la práctica ya no se trata solo de confirmar un correo electrónico, un número de teléfono o el nombre del representante legal. Hoy los bancos están revisando con mucho más cuidado si la información societaria, financiera y fiscal de la empresa está completa, actualizada y, sobre todo, si es consistente. Ese enfoque responde al marco de debida diligencia del cliente supervisado por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) y al uso de herramientas como el Centro de Información Conozca a su Cliente (CICAC) dentro del ecosistema de conocimiento del cliente. 

Además, abril vuelve este tema todavía más sensible, porque la declaración ordinaria del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) debe presentarse entre el 1 y el 30 de abril de cada año. A eso se suma que, cuando cambian participaciones relevantes o se modifican beneficiarios finales por otros medios de control, corresponde presentar una declaración extraordinaria dentro de los 15 días hábiles siguientes. En otras palabras, este mes obliga a muchas empresas a revisar al mismo tiempo su estructura accionaria, su control real y la información que ya tiene el banco en expediente. 

Uno de los primeros puntos que hoy están revisando los bancos es quiénes son los dueños reales de la empresa y quién la controla efectivamente. En requisitos publicados para personas jurídicas, se solicita una personería jurídica con participación accionaria emitida por notario con vista en el libro de accionistas, donde se detalle a los socios con 10% o más de participación, o bien al accionista mayoritario si nadie alcanza ese porcentaje. También se admite el documento electrónico del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), siempre que esté vigente, tenga sello electrónico del Banco Central de Costa Rica (BCCR) y permita llegar con claridad a los propietarios o beneficiarios finales. Si esa información no viene completa, el banco puede volver a exigir certificación notarial. 

En la práctica, este requerimiento se resuelve de forma mucho más ordenada cuando la empresa mantiene al día su libro de accionistas, tiene un organigrama simple de propiedad y revisa que lo que aparece en el RTBF coincida con sus documentos societarios. El problema normalmente no es la falta de papeles, sino que cada documento diga algo distinto sobre la misma estructura. Y cuando eso pasa, empiezan las prevenciones, las consultas adicionales y los atrasos. 

Otro frente  es la evidencia financiera y el respaldo del origen de los ingresos. En requisitos públicos para clientes jurídicos, los bancos están pidiendo estados financieros completos del último período fiscal, comparativos con al menos un período anterior. Incluso se detalla que ese juego debe incluir estado de situación financiera, estado de cambios en el patrimonio, estado de resultados integral, estado de flujos de efectivo y notas.

Aquí conviene entender algo: el banco no está pidiendo estados financieros solo por formalidad. Lo que quiere es validar si la operación que la empresa dice tener realmente calza con los movimientos de sus cuentas. Por eso, cuando una compañía tiene pérdidas, movimientos extraordinarios, ingresos variables o aportes de socios  internacionales, ayuda acompañar los estados con una explicación ejecutiva corta sobre el modelo de negocio y el origen de los fondos. Ese tipo de soporte baja muchísimo la fricción en la revisión. 

Un tercer punto que  empresas todavía subestiman es la autocertificación de residencia fiscal. Aunque a veces se ve como un simple formulario, en realidad está vinculada a las obligaciones de debida diligencia asociadas al Estándar Común de Reporte (CRS, por sus siglas en inglés). En la práctica, esto significa que la entidad financiera necesita entender en qué jurisdicción tributa la empresa y si existen vínculos fiscales con otros países. Por eso, contestar este apartado sin una revisión mínima puede generar inconsistencias entre el expediente bancario, la estructura corporativa y la realidad tributaria del grupo. 

También están tomando mucha importancia los cambios de representación legal, firmantes y personas autorizadas. En procesos publicados por bancos para cuentas corrientes o universales, se exige completar formularios de “Autorización de Firmas”, adjuntar certificación literal o poder del representante legal que firma la gestión, y completar el “Kit de Partes Asociadas” para nuevos representantes legales o nuevos firmantes, además de su respectiva identificación. Inclusive, se aclara que ciertos representantes deben actuar sin límite de suma y que, si aún no están registrados ante el banco, primero debe hacerse ese trámite. 

Este es uno de los errores operativos más comunes en las empresas. Muchas creen que, porque el cambio ya quedó inscrito en el Registro Nacional, el banco automáticamente lo reflejará en sus sistemas. No es así. Cada vez que cambia el representante legal, un apoderado o un firmante de cuenta, ese cambio debería activar de inmediato una actualización bancaria. Cuando eso no se hace a tiempo, aparecen restricciones, atrasos y trámites de última hora que perfectamente pudieron evitarse. 

Al final, el punto más importante no es la cantidad de documentos, sino la consistencia entre todos ellos. Hoy el banco puede revisar la estructura accionaria, el RTBF, los estados financieros, la representación legal y el perfil general del cliente como partes de una misma historia. Si una cosa dice el formulario bancario, otra los estados financieros y otra la documentación societaria, el expediente se complica. Por eso, la mejor forma de resolver estos requerimientos no es reaccionar uno por uno, sino ordenar internamente la información corporativa antes de remitirla. 

Visto así, mantener el expediente bancario al día ya no es un asunto meramente administrativo. Es una práctica básica de orden corporativo. Y en un entorno donde abril obliga además a revisar el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), lo razonable es aprovechar ese momento para alinear estructura accionaria, representación legal, información financiera y documentación bancaria. Eso no solo reduce tropiezos con el banco; también proyecta una empresa más ordenada y mejor preparada. 

Referencias utilizadas

Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), marco de diligencia debida del cliente y referencias sobre el Centro de Información Conozca a su Cliente (CICAC). 

 Ministerio de Hacienda, guía sobre tipos de declaraciones del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), incluyendo declaración ordinaria en abril y declaración extraordinaria por cambios relevantes. 

 DAVIbank (Costa Rica) S.A., requisitos publicados para actualización de expedientes, inclusión y exclusión de firmantes, nuevos representantes legales y documentación societaria.