Por Ivette Campos
La apropiación indebida de activos es un problema que algunas empresas enfrentan y que, si no se detecta a tiempo, puede generar pérdidas económicas importantes, afectar la estabilidad del negocio y derivar en sanciones legales. A lo largo de mi experiencia, he observado distintos casos de apropiación indebida, desde la falsificación o suplantación de documentos hasta la manipulación de registros contables para ocultar una salida de activos. En algunas situaciones, estos fraudes han pasado desapercibidos durante años, generando un impacto financiero que solo se evidenció cuando la empresa enfrentó problemas de liquidez o una auditoría externa reveló inconsistencias.
Llama la atención que este tipo de fraudes no siempre son ejecutados por personas externas a la organización. En la mayoría son cometidos por empleados y directivos con acceso a información privilegiada con conocimiento de las debilidades en los controles internos. He observado casos donde un simple ajuste contable encubría el desvío de fondos, o donde documentos aparentemente legítimos respaldaban operaciones ficticias que justificaban la desaparición de activos. Estos esquemas fraudulentos pueden incluir:
Robo de efectivo o inventarios.
Pagos a empleados ficticios o proveedores falsos.
Uso indebido o apropiación de activos de la empresa (por ejemplo, vehículos o equipos).
Manipulación de registros contables para ocultar el desvío de recursos.
Normativa en la Apropiación Indebida de Activos
Desde el punto de vista contable, la apropiación indebida de activos es una distorsión de la información financiera que altera los balances y afecta la toma de decisiones. En Costa Rica, el Código de Comercio exige que las empresas lleven registros contables organizados y deben aprobarse por la Junta Directiva, asegurando que reflejen la realidad económica del negocio. Además, el cumplimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) es obligatorio según las disposiciones de la Dirección General de Tributación.
Sin embargo, en la práctica, he visto cómo compañías descubren fraudes internos solo cuando revisan sus estados financieros con mayor detalle o cuando una auditoría revela inconsistencias.
La apropiación de activos se encuentra tipificada en el Código Penal bajo figuras como el abuso de confianza, el hurto, el fraude y la malversación. Por ejemplo, el artículo 216 del Código Penal de Costa Rica define y sanciona el delito de estafa, que puede aplicarse en casos donde se utilicen engaños para la apropiación de bienes o dinero de la empresa.
En este sentido, la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 240 define el fraude como un acto intencional realizado por uno o más individuos de la administración, los responsables del gobierno corporativo, los empleados o terceros, que implica el uso del engaño para obtener un beneficio propio. Dentro de esta definición, la apropiación de activos es una forma común de fraude, ya que implica el desvío o uso indebido de recursos de una organización para beneficio personal.
Además, la NIA 315 enfatiza la importancia de evaluar los controles internos para identificar riesgos de fraude y evitar errores materiales . Una falla común que he visto en muchas empresas es la falta de separación de funciones. Cuando una sola persona tiene el control sobre todo un proceso contable, como registrar y autorizar pagos, se vuelve más fácil ocultar irregularidades. Para reducir este riesgo, es clave establecer revisiones cruzadas y asegurar que ninguna transacción pase sin supervisión.
Normas Contables Aplicables a la Apropiación Indebida de Activos
Las Normas Internacionales de Informacion Financiera (NIIF) no son solo una guía para presentar estados financieros, sino una herramienta clave para mantener el control sobre los activos y detectar irregularidades. Cuando una empresa tiene registros financieros bien estructurados y supervisados, es más difícil que se cometan fraudes sin dejar rastro. En cambio, cuando hay poca disciplina en la aplicación de estas normas, se abre la puerta a que se oculten desvíos de fondos, manipulaciones en los inventarios o ajustes injustificados en los activos.
Cómo Identificar y Prevenir la Apropiación Indebida de Activos
A lo largo de los años, he aprendido que los fraudes rara vez ocurren por casualidad. La mayoría de los casos que he visto ciertos patrones que pueden servir como señales de advertencia para la empresa. Entre las medidas de prevención, sugiero las siguientes:
Supervisión de conciliaciones bancarias: Comparar los registros contables con los movimientos bancarios permite detectar diferencias inusuales.
Revisión de cuentas por cobrar y por pagar: Un crecimiento repentino en estas cuentas puede ser una señal de que se están generando facturas ficticias o infladas para justificar la salida de dinero.
Monitoreo de inventarios y activos fijos: Los controles periódicos y la verificación física de los activos ayudan a identificar irregularidades antes de que se conviertan en un problema mayor.
Implementación de auditorías internas: He visto cómo empresas que realizan auditorías internas con frecuencia logran detectar fraudes antes de que generen pérdidas significativas.
La apropiación indebida de activos es un problema real que puede afectar a cualquier empresa. En Costa Rica, el cumplimiento de las normas contables y de auditoría es fundamental para prevenir y detectar estas prácticas. Desde mi experiencia, los fraudes no siempre son obvios, y en muchos casos, se descubren solo cuando las empresas fortalecen sus controles internos y analizan su información financiera con mayor rigurosidad.
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