La evolución de la contabilidad: del trabajo manual a la inteligencia artificial

Angie Navas, Contadora en EAS LATAM

Como contadora, he desarrollado mi carrera en EAS LATAM, siendo testigo directa de la transformación de nuestra profesión a lo largo de los años. En esta columna deseo compartir cómo ha evolucionado el ejercicio contable en Costa Rica desde los días de registros manuales y calculadoras de escritorio, hasta la era digital actual impulsada por la inteligencia artificial (IA). Este recorrido ha estado marcado por cambios culturales, mejoras sustanciales en eficiencia y control de calidad, así como por una reafirmación del rol estratégico del contador en un entorno tecnológico en constante cambio.

En mis primeros años en contabilidad, el trabajo era mayormente manual. Las oficinas estaban repletas de archivadores, formularios preimpresos y calculadoras de cinta. Los asientos contables se registraban a mano en formularios físicos con columnas para la fecha, el código y nombre de la cuenta, el monto del débito/crédito y la descripción. Cada registro pasaba por una revisión minuciosa y debía ser firmado por el auxiliar contable y el jefe del departamento. Las hojas, con comprobantes físicos engrapados —facturas, recibos, vouchers— conformaban el Libro Diario, y luego se transcribían, asiento por asiento, al Libro Mayor.

El manejo de documentación física demandaba mucha organización y tiempo. En aquel entonces, era común ver mensajeros llegando a la oficina con sobres confidenciales llenos de facturas, cheques o estados financieros. Los clientes nos enviaban montones de documentos en papel, y tocaba digitar todo manualmente.

La cultura laboral del contador de esa época valoraba la precisión y la minuciosidad manual. Grandes libros contables y carpetas eran nuestros compañeros diarios. El control de calidad se ejercía mediante la supervisión humana directa: dos juegos de ojos revisando cada cálculo y cada partida. Asimismo, las comunicaciones eran más lentas y formales. Recuerdo que, para compartir información sensible, a veces preferíamos entregar los informes impresos en mano o enviarlos por correo tradicional o mensajería privada, para garantizar su confidencialidad. Todo quedaba archivado físicamente; la seguridad de la información dependía de candados en archivadores y de la confidencialidad de los portadores de sobres.

Ahora: La era digital de la contabilidad

El panorama contable dio un giro significativo con la llegada de la computación personal, los sistemas contables y, más recientemente, la digitalización de documentos fiscales. Hoy en día, la mayoría de las tareas rutinarias se apoyan en herramientas tecnológicas, lo que ha incrementado exponencialmente la eficiencia y ha cambiado nuestra forma de trabajar. La adopción de software contable y ERP (desde hojas de cálculo como Excel hasta suites especializadas como QuickBooks, SAP u Oracle) se ha vuelto parte del día a día, mejorando notablemente la eficiencia y precisión de los procesos. Desde hace algunos años, Costa Rica modernizó formalmente sus procedimientos: por ejemplo, la introducción de la factura electrónica —obligatoria para todas las empresas desde 2019— eliminó la necesidad de recopilar documentos físicos de los clientes, haciendo el proceso más ágil y ecológico.

La comunicación y manejo de la información también han evolucionado junto con la cultura laboral. Hoy es común acceder remotamente a la información financiera almacenada en servidores o plataformas en la nube, lo que permite llevar la contabilidad desde cualquier lugar de forma segura. Asimismo, utilizamos el correo electrónico, portales web y aplicaciones de mensajería para recibir y enviar documentos. Es sorprendente cómo incluso herramientas informales se han incorporado al trabajo: en mi práctica diaria he llegado a recibir fotografías de facturas o comprobantes por WhatsApp, enviadas por clientes desde su celular. De hecho, ya existen soluciones tecnológicas que integran la gestión contable con aplicaciones cotidianas: por ejemplo, es posible tramitar registros contables vía WhatsApp, donde un cliente envía un mensaje de voz para generar una factura, o remite la foto de un recibo y el sistema registra automáticamente esa información en la contabilidad. Estas innovaciones agilizan el procesamiento de datos y liberan al contador de labores tediosas, reduciendo hasta en un 50% el tiempo dedicado a tareas operativas repetitivas gracias a automatizaciones básicas como la clasificación digital de documentos.

Estas herramientas permiten reducir hasta en un 50% el tiempo destinado a tareas operativas repetitivas. Al mismo tiempo, los sistemas contables modernos cuentan con funciones de control automático: realizan cálculos en tiempo real, emiten alertas ante inconsistencias y generan trazabilidad completa para auditorías. Según un estudio reciente, la transformación digital en contabilidad ha tenido un impacto positivo significativo en la exactitud de las cifras, reduciendo considerablemente los errores humanos en el registro y procesamiento de datos. No obstante, estos avances también han traído nuevos retos culturales: la adaptación del personal a las nuevas tecnologías no siempre ha sido sencilla. Muchos contadores tuvimos que reinventarnos, aprender a usar software, migrar información histórica y confiar en sistemas automatizados. Alrededor del 85% de las empresas enfrentan cierta resistencia al cambio por parte de sus equipos contables al implementar sistemas digitales, un dato que refleja cuán importante es la capacitación continua y la mentalidad abierta en nuestra profesión. En EAS LATAM, por ejemplo, hemos invertido mucho en entrenamiento y en generar una cultura de mejora continua para que cada miembro del equipo aproveche las herramientas modernas en lugar de temerlas.

Contabilidad potenciada por IA

Al observar el horizonte de la profesión, el siguiente gran catalizador de cambio es la inteligencia artificial (IA) y la automatización avanzada. Las tendencias globales ya apuntan en esa dirección: se estima que las tecnologías de IA podrían automatizar hasta un 50% de los procesos contables de una empresa, desde la captura de datos hasta ciertas evaluaciones preliminares. Lejos de ser una amenaza, veo esta evolución tecnológica como un aliado que potenciará al contador. En mi rol actual, empiezo a incorporar herramientas de machine learning que aprenden de nuestros registros para proponer asientos contables de manera casi automática. Por ejemplo, un sistema con IA puede clasificar facturas o gastos de forma inteligente en las cuentas correspondientes sin intervención humana, porque “aprende” del historial de cómo lo hemos hecho antes. Del mismo modo, las conciliaciones bancarias inteligentes serán parte de nuestro día a día: la IA puede comparar los movimientos del banco con los registros contables al instante, identificando coincidencias y discrepancias al momento, algo que antes tomaba horas de revisión manual. Según expertos del sector, la IA permite ya automatizar tareas repetitivas como la clasificación de facturas, la conciliación bancaria o la digitación de datos, liberando tiempo para que los contadores nos enfoquemos en labores estratégicas y de análisis. Es decir, las máquinas harán más del “trabajo pesado” mientras nosotros aportamos el criterio profesional.

El futuro cercano de la contabilidad promete incorporar dashboards contables dinámicos e inteligencia de negocios directamente en nuestro flujo de trabajo. Visualizo plataformas donde, gracias a la IA, tendremos indicadores financieros actualizados en tiempo real, con alertas tempranas sobre desviaciones o tendencias clave. La analítica predictiva también jugará un rol importante: los algoritmos podrán proyectar flujos de efectivo o detectar patrones inusuales (posibles fraudes o errores) antes de que escalen, permitiendo al contador tomar acciones proactivas. Todo esto redundará en que el contador se convierta cada vez más en un asesor estratégico para las empresas. De hecho, con menos carga operativa sobre nuestros hombros, el contador adopta un papel más consultivo, brindando asesoría en temas tributarios, interpretando estados financieros en profundidad y proponiendo nuevas estrategias de negocio basadas en datos. Ya comenzamos a ver ese cambio: pasamos de ser ingresores de datos a analistas y consultores de confianza dentro de las organizaciones.

Reflexión final

Si echo la vista atrás y comparo el oficio contable de ayer con el de hoy, y lo proyecto hacia mañana, concluyo que nuestra profesión ha sabido adaptarse y fortalecerse con cada oleada de cambio. Pasamos de ser escribanos de libros contables a operadores de sistemas informáticos, y ahora vamos camino a ser gestores de datos y estrategas financieros apoyados por IA. Cada etapa ha traído sus desafíos: aprender a usar una nueva herramienta, redefinir procesos, asegurar la calidad en un entorno distinto. Sin embargo, en todas las fases el criterio profesional y la ética del contador han permanecido como la piedra angular. Podemos automatizar procesos y delegar tareas rutinarias a las máquinas, pero la interpretación de la información financiera, la asesoría de negocio y el aseguramiento de que todo se haga conforme a las normas y con sentido común siguen recayendo en nosotros.

La eficiencia alcanzada gracias a la tecnología nos ha permitido liberar tiempo valioso: tiempo que ahora invertimos en analizar tendencias, en comunicarnos con clientes y en aportar valor añadido. He visto cómo la calidad de vida laboral también mejora cuando se reduce el estrés de las tareas mecánicas – hoy mis colegas pueden dedicar más energía a formarse, a innovar en soluciones para los clientes, e incluso a balancear mejor sus horarios, algo impensable en los días de cierres mensuales interminables con calculadora en mano. La cultura organizacional en firmas como la nuestra ha evolucionado para fomentar la capacitación continua, la colaboración interdisciplinaria y la apertura al cambio. Ya no se concibe al contador aislado tras una montaña de papeles, sino como un profesional comunicado, estratégico y tecnológicamente habilitado. Y concluyó diciéndoles que trabajo desde la casa gracias a la tecnología.