Jul 4, 2025
Un gasto contable es todo egreso registrado en los libros que reduce la utilidad contable del período. Puede incluir sueldos, compras, depreciaciones, viáticos, alquileres, entre otros. Su reconocimiento se basa en el principio del devengo y en normas como la NIC 1 y NIC 2.
Un gasto deducible fiscalmente, en cambio, es aquel que cumple con los requisitos establecidos en la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley 7092) y su reglamento. Para que Hacienda lo acepte como deducible, debe ser:
a). Útil, necesario y pertinente para producir rentas gravables (artículo 7).
b) Comprobado con documentación válida (factura electrónica con CABYS correcto, contrato, etc.).
c). Vinculado directamente a la actividad económica del contribuyente.
Ejemplo clásico: si una empresa registra un gasto en la contabilidad por honorarios profesionales, pero no tiene una factura electrónica válida, ese gasto será contable… pero no deducible.
Riesgos comunes en las empresas al cierre semestral
A medida que Hacienda afina sus sistemas de control, estos son algunos de los errores más frecuentes que hemos detectado en las empresas :
a) Viáticos sin requisitos formales
b) Según el artículo 8 del Reglamento a la Ley de Renta, los viáticos deben documentarse con la razón del viaje, fechas, lugar, persona autorizada y límites razonables. Si no se cumple, Hacienda lo rechaza como gasto.
c) Alquileres sin contrato y sin D-151
d) Muchos alquileres se registran como gasto sin contar con un contrato firmado ni con la declaración informativa correspondiente. Esto puede implicar reparos por parte de la DGT.
e) Depreciaciones mal calculadas o no respaldadas
f) La DGT puede rechazar depreciaciones si los activos no están inventariados ni respaldados por facturas. Además, si se usa un porcentaje distinto al del Reglamento, debe justificarse técnicamente.
g) Gastos personales del socio cargados como gastos operativos
h) Algunos empresarios cargan pagos personales (como membresías a clubes, combustibles o viajes) como gasto empresarial. Si no se prueba que están relacionados con la actividad generadora de renta, Hacienda puede considerarlo como distribución de dividendos o gasto no deducible.
Cambios recientes que agravan el riesgo
CABYS 2025: Desde junio, Hacienda está validando que los códigos utilizados en la factura electrónica coincidan con la actividad del contribuyente. Un gasto con código incorrecto puede levantar alertas en una fiscalización.
Versión 4.4 y REP: La nueva versión de factura electrónica incluye el Recibo Electrónico de Pago (REP), que será obligatorio en muchas transacciones donde hay pagos parciales o abonos. La ausencia de REP puede hacer que Hacienda desconozca el gasto o lo relacione con ingresos no registrados.
TRIBU-CR: A partir de agosto, Hacienda cruzará información automáticamente entre declaraciones de renta, IVA, compras y bancos. Si un gasto está en contabilidad, pero no en la D-151, o no tiene respaldo electrónico, la inconsistencia será detectada de inmediato.
Recomendaciones desde EAS LATAM
a) Para evitar ajustes costosos, recomendamos aplicar un doble control contable y tributario antes del cierre de julio:
b) Revisar si cada gasto registrado tiene respaldo válido: factura electrónica correcta, contrato, evidencia del servicio recibido.
c) Verificar si cumple los criterios de utilidad, necesidad y pertinencia para producir rentas gravables.
d) Validar que cada factura tenga el CABYS correcto y que esté registrada en el sistema electrónico.
e) Conciliar lo registrado contablemente con lo declarado en IVA, D-151 y Renta.
f) Separar gastos personales o no deducibles desde el registro contable.
Conclusión
En tiempos donde Hacienda automatiza su fiscalización y exige trazabilidad electrónica, las empresas no pueden darse el lujo de improvisar. El cierre del primer semestre es el momento ideal para revisar la calidad de los registros y asegurar que lo contable también sea deducible.
Fuente: Ley del Impuesto sobre la Renta, Ley 7092, artículo 7 y su Reglamento.
Boletín Facturele N.º 19, 3 junio 2025 – Actualización CABYS y factura electrónica.
Resolución MH-DGT-R-33-2023 – Versión 4.4 de factura electrónica y REP.
Anuncio oficial sobre TRIBU-CR – Ministerio de Hacienda, CP-41-2025.