En Costa Rica, las dietas de junta directiva son un tema que combina elementos estratégicos, legales y fiscales. Estas gratificaciones, para reconocer el aporte de los directores en la toma de decisiones, están sujetas a criterios estrictos para determinar su aceptación como gasto deducible. La jurisprudencia nacional, junto con resoluciones como el fallo Nº 325 del Tribunal Fiscal Administrativo, ha sentado precedentes claros sobre cuándo estas dietas son válidas y cuándo pueden ser rechazadas.
Los principios de causalidad, proporcionalidad y formalidad, asegurando que las dietas estén enfocadas en decisiones estratégicas de ingresos orientadas a la generación de ingresos y no en actividades operativas o cotidianas.
Causalidad y relatividad: fundamentos de realidad económica.
El principio de causalidad en la normativa fiscal se exige que todo gasto sea necesario, útil y directamente relacionado con la generación de ingresos gravables. En el caso de las dietas, esto implica que:
Las decisiones tomadas deben ser estratégicas de ingresos, como aprobar presupuestos, inversiones o planes de expansión.
No se considerarán deducibles aquellas dietas asociadas a reuniones enfocadas en temas operativos o administrativos del día a día.
El fallo Nº 325 del Tribunal Fiscal Administrativo ejemplifica este criterio. En dicho caso, se rechazó la deducción de dietas al no demostrarse que estuvieran vinculadas con la producción de ingresos. El Tribunal concluyó que:
Las actas de junta presentadas carecían de detalles que evidenciaran la naturaleza estratégica de las decisiones tomadas.
Las funciones desempeñadas eran actividades ordinarias, por lo que los pagos no cumplían con el principio de causalidad.
Algunos beneficiarios de las dietas también recibían salarios, lo que generó un gasto duplicado improcedente.
Este fallo refuerza la necesidad de diferenciar las funciones operativas de las estratégicas dentro de una junta directiva, dejando claro que las dietas solo serán aceptadas cuando contribuyan directamente al desarrollo y crecimiento del negocio.
Documentación con respaldos y principios
La jurisprudencia costarricense también ha establecido la importancia de contar con documentación formal que respalde las dietas. Esto incluye:
Actas de junta directiva: Las actas deben reflejar con claridad la asistencia, los temas discutidos y, sobre todo, el impacto estratégico de las decisiones tomadas.
Registro contable: Los pagos deben estar documentados adecuadamente, indicando la fecha, el beneficiario y el propósito específico de la dieta.
Proporcionalidad: El monto debe ser razonable en relación con la complejidad de las decisiones y el tamaño de la empresa.
El fallo Nº 325 destaca que la falta de actas completas y justificadas puede llevar al rechazo de las dietas como gasto deducible. La administración tributaria, en este sentido, ha sido enfática: la carga de la prueba recae en el contribuyente, quien debe demostrar que las dietas son útiles, necesarias y pertinentes para la actividad económica.
Perfil del receptor de la dieta y su impacto fiscal
Otro aspecto es el perfil de quien recibe la dieta, ya que esto influye en su aceptación fiscal:
Accionista-director: Las dietas deben diferenciarse claramente de los dividendos para evitar reclasificaciones.
Director-empleado: Si el beneficiario también devenga un salario, las dietas podrían interpretarse como una duplicidad salarial.
Tercero independiente: Las dietas pagadas a directores externos son más fácilmente aceptables, siempre que se documenten adecuadamente.
El fallo Nº 325 evidenció cómo estas situaciones pueden generar ajustes fiscales. En ese caso, los pagos de dietas a empleados-directores no fueron aceptados, al carecer de una clara delimitación entre las funciones ordinarias y las estratégicas.
Para que una dieta de junta directiva sea aceptada como legítima, es imprescindible que las empresas cumplan con lo siguiente:
Causalidad y estrategia: Las decisiones deben estar enfocadas en la generación de ingresos, evitando funciones operativas.
Documentación detallada: Actas claras y registros contables que respalden los pagos.
Proporcionalidad: Los montos deben ser razonables y alineados con la naturaleza del negocio.
Diferenciación de roles: Clarificar la posición del receptor (accionista, empleado o tercero) y evitar duplicidades.
El fallo Nº 325 del Tribunal Fiscal Administrativo deja una enseñanza clara: sin causalidad y sin documentación, las dietas serán rechazadas. En un contexto de creciente fiscalización, las empresas deben manejar estas compensaciones con total transparencia y rigor, garantizando que se utilicen como un verdadero instrumento estratégico para fortalecer la gobernanza y la toma de decisiones.
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