Un solo expediente digital para relacionarse con los bancos

Por Ana Yency Campos

En los últimos años, las empresas en Costa Rica han visto cómo los bancos elevan cada vez más sus exigencias de información. Solicitudes de estados financieros, explicaciones detalladas de operaciones, certificaciones legales, estructura de beneficiarios finales y declaraciones tributarias se han vuelto parte del día a día al abrir cuentas o solicitar crédito o simplemente por la actualización. Esta exigencia responde no solo a políticas internas de riesgo de los bancos, sino también a los requerimientos regulatorios que la SUGEF impone al sistema financiero.

En ese contexto surge el Centro de Información Conozca a su Cliente (CICAC), una plataforma digital que concentra en un solo expediente la información financiera y legal que los bancos necesitan de sus clientes. Más allá de un requisito técnico, el CICAC redefine la manera en que las empresas se relacionan con el sistema financiero: la información que antes debía entregarse banco por banco ahora se centraliza en una sola base de datos, reduciendo duplicidad, agilizando procesos y fortaleciendo el control.

Origen y marco normativo

El CICAC nace de una reforma legal aprobada en 2017, que le ordenó a la SUGEF crear una base de datos centralizada para concentrar la información de clientes que los bancos necesitan bajo la política Conozca a su Cliente (KYC).

Con esa base, en 2021 se emitió el reglamento oficial que puso en marcha la plataforma, y desde 2022 su uso es obligatorio. Más adelante, la SUGEF emitió lineamientos y circulares para detallar su funcionamiento y recordar que todas las entidades financieras y empresas deben cumplir con este sistema.

El CICAC funciona como un expediente digital único donde se concentra la información que los bancos requieren para conocer a sus clientes. No se trata únicamente de un registro básico de identidad, sino de una base de datos centralizada que combina datos legales, financieros y fiscales de cada empresa o persona. Entre los principales documentos que conforman este expediente se encuentran:

• Estados financieros: siempre preparados bajo las NIIF completas o la NIIF para PYMES, según corresponda.

• Certificación de personería jurídica y poderes de representación: con el fin de comprobar quién puede actuar en nombre de la sociedad.

• Estructura societaria y beneficiarios finales: requisito crítico para identificar la propiedad real de la empresa, en línea con la normativa de transparencia y prevención de legitimación de capitales.

• Declaraciones tributarias: sirven para validar el cumplimiento con Hacienda y garantizar coherencia entre lo que se presenta al banco y lo que se declara al fisco.

• Contratos y escrituras: como compraventas, financiamientos, hipotecas u otros documentos que respalden operaciones.

• Datos básicos de identificación y contacto: nombre, domicilio, correo electrónico y teléfonos, necesarios para localizar al cliente.

Seguridad y consentimiento

Aunque el sistema es obligatorio para los bancos, la información de los clientes no circula libremente. Solo las entidades autorizadas por la SUGEF pueden acceder, cada consulta queda registrada y todo uso se rige por la Ley 8968 de Protección de Datos Personales.

Además, el consentimiento expreso del cliente sigue siendo indispensable, usualmente mediante firma digital. Por eso los bancos hoy solicitan a las empresas autorizar formalmente el uso de su expediente digital. En resumen: la plataforma es obligatoria para el sistema financiero, pero la llave para compartir la información la tiene la empresa.

¿Qué pasa si autorizo o no autorizo el compartir la información en el expediente único?

Aspecto	Autoriza	No autoriza
Entrega de documentos	Entrega una sola vez el paquete documental.	Debe entregar los documentos cada vez que abre relación con un banco.
Trámite en otro banco	El nuevo banco consulta el CICAC igual a proceso rápido.	Cada entidad recopila y valida desde cero, proceso más lento.
Costos administrativos	Menor costo, menos tiempo invertido.	Mayor costo y duplicidad de trámites.
Consistencia de datos	Un expediente central reduce errores.	Riesgo de inconsistencias entre bancos.
Percepción del banco	Proyecta transparencia y orden.	Puede generar desconfianza o retrasos.

El CICAC nació con el propósito de concentrar en un único expediente electrónico la información de los clientes financieros, eliminando la duplicidad de trámites y fortaleciendo los controles, además de la prevención de legitimación de capitales.

Para las empresas, la necesidad es mantener la información financiera y legal en orden, vigente y consistente. Autorizar el uso del CICAC no elimina la obligación de entregar documentos, pero sí agiliza los trámites, reduce costos y proyecta mayor confianza ante los bancos.

Referencias

Ley 9449 (2017), reforma a la Ley 7786.

Acuerdo CONASSIF 11-21 (Reglamento del CICAC).

Resolución SGF-0241-2021 (Lineamientos Operativos).

Circular SGF-0644-2025 (SUGEF, marzo 2025).

Comunicación del Banco Nacional a clientes (2025).